TabibDoc Pro pour les cabinets multi-postes : guide pratique

Quand un cabinet grandit, les besoins évoluent. Un seul poste de travail ne suffit plus lorsque le médecin consulte pendant que la secrétaire gère la file d'attente et que le comptable prépare les états financiers. TabibDoc Pro est multi-postes par construction : il n'y a ni serveur à monter ni poste à désigner. Ce guide explique comment organiser les comptes et les permissions de votre équipe.

Quand passer au multi-postes ?

Le passage au multi-postes s'impose dans plusieurs situations concrètes :

Cabinet avec secrétaire : le praticien accède aux dossiers médicaux et aux prescriptions tandis que la secrétaire gère les rendez-vous, la file d'attente et l'encaissement. Travailler sur un seul poste oblige l'un à attendre que l'autre ait terminé.
Cabinet de groupe : deux ou trois médecins partagent les mêmes locaux et la même base de patients. Chacun doit pouvoir consulter simultanément sans conflit.
Clinique multi-spécialités : plusieurs services (consultation, radiologie, laboratoire, pharmacie) doivent accéder au même dossier patient en temps réel.
Postes dédiés : un poste en salle d'attente pour l'accueil, un en salle de consultation, un au secrétariat, un pour la comptabilité.

Dans chacun de ces cas, TabibDoc Pro permet à tous les utilisateurs de travailler simultanément sur la même base de données, avec des niveaux d'accès adaptés à leur rôle.

Comment ça marche

Il n'y a pas de poste serveur à désigner, pas d'adresse IP à saisir et pas de matériel réseau à prévoir. Chaque personne du cabinet ouvre TabibDoc Pro dans son navigateur, se connecte avec son propre compte, et travaille sur la même base que les autres. Un poste éteint ou remplacé n'a aucune conséquence sur les données.

Les échanges entre les postes et l'application sont chiffrés via TLS, comme détaillé dans notre article sur la sécurité des données patients. Cela protège les données patients contre toute interception, y compris en cas de compromission du réseau Wi-Fi du cabinet.

Le seul prérequis réel est la connexion Internet. Si la vôtre est irrégulière, prévoyez une connexion de secours, par exemple un partage 4G depuis un téléphone.

Comptes utilisateurs

Il n'y a pas de licence par machine : ce sont les comptes utilisateurs qui comptent, et l'offre Cloud n'en limite pas le nombre.

Ajout : invitez chaque personne par email depuis la gestion de l’équipe. Choisissez TabibDoc et/ou RDV, puis les droits correspondant à sa fonction.
Départ : retirez les accès de la personne au cabinet. Son compte personnel reste indépendant. L'historique des actions déjà réalisées est conservé, ce qui préserve la traçabilité du dossier.
Bonne pratique : un compte par personne, jamais un compte partagé entre le secrétariat et la consultation. C'est ce qui rend la journalisation des accès exploitable.

Le détail de ce que comprend l'offre est sur notre page tarifs.

Des accès adaptés à chaque membre

Le responsable du cabinet choisit les applications auxquelles chaque personne a accès : TabibDoc, RDV, ou les deux. Le compte personnel et sa sécurité ne constituent pas une application à attribuer à l'équipe.

Pour un cabinet avec un seul médecin, les accès portent sur ce cabinet. Les permissions précisent ensuite les actions autorisées : consulter le planning, gérer les rendez-vous, accueillir les patients ou accéder à la facturation. Les fonctions médicales dépendent aussi des droits attribués ; inviter une secrétaire ne lui donne pas automatiquement tous les droits du médecin.

Dans RDV, le responsable peut notamment limiter le calendrier à la lecture seule et choisir l'accès à la facturation. Les droits de TabibDoc et de RDV sont attribués séparément : vérifiez les deux si la personne doit travailler dans les deux applications.

Inviter une secrétaire, pas à pas

Ouvrez la gestion de l'équipe et saisissez le nom et l'adresse email de la personne.
Choisissez son rôle, ses applications et les permissions nécessaires.
Envoyez l'invitation. La personne ouvre le lien reçu à cette adresse.
Elle crée son compte personnel et choisit son mot de passe, ou se connecte avec le compte qui utilise déjà cette adresse.
Elle accepte l'invitation pour activer ses accès, puis ouvre le cabinet depuis Mes espaces de travail.

Créer le compte personnel et accepter l'invitation sont deux étapes distinctes. Si aucun cabinet n'apparaît après inscription, utilisez l'invitation reçue ou celle affichée dans Mes espaces de travail. Le responsable peut renvoyer une invitation encore en attente.

Pour changer les droits d'un membre déjà présent, utilisez Modifier les accès sur ce membre. Retirer ses droits ne supprime pas les données du cabinet.

Ne partagez jamais le mot de passe du médecin avec l'équipe. Chaque personne doit garder son propre accès pour que les actions puissent lui être attribuées.

Ressources partagées et mise en place

En environnement multi-postes, certaines ressources sont partagées entre les utilisateurs. TabibDoc Pro utilise les imprimantes configurées sur chaque poste : vous pouvez définir une imprimante par défaut pour les ordonnances (souvent A5 ou à en-tête) et une autre pour les factures et rapports (A4 standard).

Si votre cabinet dispose d'équipements d'imagerie (radiographie, échographie), les examens reçus sont centralisés dans le serveur DICOM intégré et accessibles depuis n'importe quel poste via le visualiseur OHIF, comme présenté dans notre article sur l'imagerie DICOM en cabinet. Consultez notre page sur la gestion en clinique pour en savoir plus sur les configurations avancées.

Les modèles d'ordonnances, certificats et lettres sont partagés entre tous les postes. Lorsqu'un médecin crée ou modifie un modèle, la mise à jour est immédiatement disponible pour tous les utilisateurs disposant des droits appropriés.

Il n'y a donc pas de mise en réseau à prévoir. Pour les cabinets qui préfèrent un accompagnement, notre équipe aide à la reprise des données, à la configuration des rôles et permissions, et à la formation de chaque utilisateur.

TabibDoc Pro transforme votre cabinet en un environnement collaboratif où chaque membre de l'équipe dispose exactement des outils dont il a besoin. Consultez nos tarifs et contactez-nous pour une démonstration adaptée à la taille de votre structure.

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