TabibDoc Pro pour les cabinets multi-postes : guide pratique

Quand un cabinet grandit, les besoins évoluent. Un seul poste de travail ne suffit plus lorsque le médecin consulte pendant que la secrétaire gère la file d'attente et que le comptable prépare les états financiers. TabibDoc Pro est multi-postes par construction : il n'y a ni serveur à monter ni poste à désigner. Ce guide explique comment organiser les comptes et les permissions de votre équipe.

Quand passer au multi-postes ?

Le passage au multi-postes s'impose dans plusieurs situations concrètes :

Cabinet avec secrétaire : le praticien accède aux dossiers médicaux et aux prescriptions tandis que la secrétaire gère les rendez-vous, la file d'attente et l'encaissement. Travailler sur un seul poste oblige l'un à attendre que l'autre ait terminé.
Cabinet de groupe : deux ou trois médecins partagent les mêmes locaux et la même base de patients. Chacun doit pouvoir consulter simultanément sans conflit.
Clinique multi-spécialités : plusieurs services (consultation, radiologie, laboratoire, pharmacie) doivent accéder au même dossier patient en temps réel.
Postes dédiés : un poste en salle d'attente pour l'accueil, un en salle de consultation, un au secrétariat, un pour la comptabilité.

Dans chacun de ces cas, TabibDoc Pro permet à tous les utilisateurs de travailler simultanément sur la même base de données, avec des niveaux d'accès adaptés à leur rôle.

Comment ça marche

Il n'y a pas de poste serveur à désigner, pas d'adresse IP à saisir et pas de matériel réseau à prévoir. Chaque personne du cabinet ouvre TabibDoc Pro dans son navigateur, se connecte avec son propre compte, et travaille sur la même base que les autres. Un poste éteint ou remplacé n'a aucune conséquence sur les données.

Les échanges entre les postes et l'application sont chiffrés via TLS, comme détaillé dans notre article sur la sécurité des données patients. Cela protège les données patients contre toute interception, y compris en cas de compromission du réseau Wi-Fi du cabinet.

Le seul prérequis réel est la connexion Internet. Si la vôtre est irrégulière, prévoyez une connexion de secours, par exemple un partage 4G depuis un téléphone.

Comptes utilisateurs

Il n'y a pas de licence par machine : ce sont les comptes utilisateurs qui comptent, et l'offre Cloud n'en limite pas le nombre.

Ajout : créez un compte par personne depuis les paramètres du cabinet, avec le rôle correspondant à sa fonction.
Départ : désactivez le compte concerné. L'historique des actions déjà réalisées est conservé, ce qui préserve la traçabilité du dossier.
Bonne pratique : un compte par personne, jamais un compte partagé entre le secrétariat et la consultation. C'est ce qui rend la journalisation des accès exploitable.

Le détail de ce que comprend l'offre est sur notre page tarifs.

Permissions RBAC : chaque utilisateur à sa place

Le coeur de la gestion multi-utilisateurs dans TabibDoc Pro est le système RBAC (Role-Based Access Control). Avec plus de 40 permissions granulaires, vous contrôlez précisément ce que chaque membre de l'équipe peut voir et faire.

Rôles prédéfinis

TabibDoc Pro propose quatre rôles prédéfinis que vous pouvez utiliser tels quels ou personnaliser :

Médecin : accès complet à toutes les fonctionnalités. Dossiers patients, consultations, prescriptions, imagerie DICOM, facturation, rapports, paramètres du cabinet. Ce rôle est destiné aux praticiens titulaires.

Secrétaire : gestion de la file d'attente, prise de rendez-vous, accueil des patients (création et modification des informations administratives), encaissement et impression des factures. La secrétaire ne voit pas les notes médicales ni les prescriptions détaillées — uniquement les informations nécessaires à son travail quotidien.

Comptable : accès aux modules de facturation, états financiers, rapports de chiffre d'affaires, suivi des impayés et export comptable. Le comptable ne voit pas les données médicales des patients, conformément au principe de confidentialité.

Stagiaire : accès en lecture seule. Le stagiaire peut consulter les dossiers et observer les consultations sans pouvoir modifier, supprimer ou créer quoi que ce soit. Idéal pour les internes et les étudiants en stage.

Permissions personnalisées

Au-delà des rôles prédéfinis, vous pouvez créer des rôles sur mesure en combinant les permissions disponibles. Parmi les plus de 40 permissions, citons :

patients.create / patients.read / patients.update / patients.delete
consultations.create / consultations.read
prescriptions.create / prescriptions.print
billing.create / billing.read / billing.export
queue.manage / queue.view
appointments.create / appointments.manage
reports.view / reports.export
settings.manage / users.manage
dicom.view / dicom.manage
audit.view

Par exemple, vous pourriez créer un rôle "Infirmier" avec accès aux dossiers patients en lecture, la possibilité de mettre à jour les constantes vitales, mais sans accès à la prescription ni à la facturation.

Gestion des utilisateurs

La création d'un utilisateur est simple : nom, prénom, identifiant de connexion, mot de passe temporaire et attribution d'un rôle. Au premier lancement, l'utilisateur est invité à changer son mot de passe. Les mots de passe sont hachés avec Argon2 — même l'administrateur ne peut pas les consulter.

Chaque action réalisée dans TabibDoc Pro est enregistrée dans le journal d'audit avec l'identifiant de l'utilisateur, l'horodatage et la nature de l'opération. Vous savez toujours qui a fait quoi et quand.

Ressources partagées et mise en place

En environnement multi-postes, certaines ressources sont partagées entre les utilisateurs. TabibDoc Pro utilise les imprimantes configurées sur chaque poste : vous pouvez définir une imprimante par défaut pour les ordonnances (souvent A5 ou à en-tête) et une autre pour les factures et rapports (A4 standard).

Si votre cabinet dispose d'équipements d'imagerie (radiographie, échographie), les examens reçus sont centralisés dans le serveur DICOM intégré et accessibles depuis n'importe quel poste via le visualiseur OHIF, comme présenté dans notre article sur l'imagerie DICOM en cabinet. Consultez notre page sur la gestion en clinique pour en savoir plus sur les configurations avancées.

Les modèles d'ordonnances, certificats et lettres sont partagés entre tous les postes. Lorsqu'un médecin crée ou modifie un modèle, la mise à jour est immédiatement disponible pour tous les utilisateurs disposant des droits appropriés.

Il n'y a donc pas de mise en réseau à prévoir. Pour les cabinets qui préfèrent un accompagnement, notre équipe aide à la reprise des données, à la configuration des rôles et permissions, et à la formation de chaque utilisateur.

TabibDoc Pro transforme votre cabinet en un environnement collaboratif où chaque membre de l'équipe dispose exactement des outils dont il a besoin. Consultez nos tarifs et contactez-nous pour une démonstration adaptée à la taille de votre structure.