TabibDoc Pro pour les cabinets multi-postes : guide pratique

Quand un cabinet grandit, les besoins évoluent. Un seul poste de travail ne suffit plus lorsque le médecin consulte pendant que la secrétaire gère la file d'attente et que le comptable prépare les états financiers. TabibDoc Pro est conçu dès le départ pour fonctionner en environnement multi-postes, avec une architecture réseau simple et un système de permissions granulaire. Ce guide vous explique comment mettre en place cette configuration.

Quand passer au multi-postes ?

Le passage au multi-postes s'impose dans plusieurs situations concrètes :

Cabinet avec secrétaire : le praticien accède aux dossiers médicaux et aux prescriptions tandis que la secrétaire gère les rendez-vous, la file d'attente et l'encaissement. Travailler sur un seul poste oblige l'un à attendre que l'autre ait terminé.
Cabinet de groupe : deux ou trois médecins partagent les mêmes locaux et la même base de patients. Chacun doit pouvoir consulter simultanément sans conflit.
Clinique multi-spécialités : plusieurs services (consultation, radiologie, laboratoire, pharmacie) doivent accéder au même dossier patient en temps réel.
Postes dédiés : un poste en salle d'attente pour l'accueil, un en salle de consultation, un au secrétariat, un pour la comptabilité.

Dans chacun de ces cas, TabibDoc Pro permet à tous les utilisateurs de travailler simultanément sur la même base de données, avec des niveaux d'accès adaptés à leur rôle.

Architecture réseau

L'architecture multi-postes de TabibDoc Pro repose sur un modèle client-serveur en réseau local. Aucune connexion Internet n'est nécessaire pour le fonctionnement quotidien.

Le poste serveur

Un ordinateur de votre cabinet fait office de serveur. Il héberge la base de données PostgreSQL, le serveur Redis et le stockage MinIO. Ce poste doit rester allumé pendant les heures d'ouverture du cabinet. Il peut également être utilisé comme poste de travail classique.

Pour les cliniques, nous recommandons un serveur dédié (un petit serveur tour ou un NUC suffit) qui reste allumé en permanence. Cela garantit la disponibilité des données même si un poste de travail est éteint ou redémarré.

Les postes clients

Chaque poste de travail du cabinet exécute TabibDoc Pro en mode client. Lors de la configuration, vous indiquez l'adresse IP du serveur sur le réseau local (par exemple 192.168.1.100). Le client se connecte automatiquement à la base de données centrale.

Les communications entre les postes clients et le serveur sont chiffrées via TLS, même sur le réseau local, comme détaillé dans notre article sur la sécurité des données patients. Cela protège les données patients contre toute interception, y compris en cas de compromission du réseau Wi-Fi.

Matériel réseau

Un simple routeur ou switch Ethernet suffit. Pour des performances optimales, privilégiez une connexion filaire (Ethernet Gigabit) entre le serveur et les postes les plus sollicités. Le Wi-Fi convient pour les postes secondaires à condition que le signal soit stable.

Gestion des licences

TabibDoc Pro utilise un modèle de licence par poste. Chaque machine sur laquelle TabibDoc Pro est installé nécessite sa propre licence. Le processus est transparent :

Activation : lors du premier lancement sur un poste, saisissez la clé de licence. L'activation associe la licence à cette machine spécifique.
Désactivation : si vous remplacez un ordinateur, désactivez d'abord la licence sur l'ancien poste depuis le menu Paramètres. La licence libérée peut alors être activée sur le nouveau poste.
Suivi : depuis votre espace client sur tabibdoc.ma, vous visualisez toutes vos licences actives, les machines associées et les dates d'expiration.

Pour connaître les tarifs adaptés à votre configuration, consultez notre page tarifs. Des remises sont proposées à partir de trois postes.

Permissions RBAC : chaque utilisateur à sa place

Le coeur de la gestion multi-utilisateurs dans TabibDoc Pro est le système RBAC (Role-Based Access Control). Avec plus de 40 permissions granulaires, vous contrôlez précisément ce que chaque membre de l'équipe peut voir et faire.

Rôles prédéfinis

TabibDoc Pro propose quatre rôles prédéfinis que vous pouvez utiliser tels quels ou personnaliser :

Médecin : accès complet à toutes les fonctionnalités. Dossiers patients, consultations, prescriptions, imagerie DICOM, facturation, rapports, paramètres du cabinet. Ce rôle est destiné aux praticiens titulaires.

Secrétaire : gestion de la file d'attente, prise de rendez-vous, accueil des patients (création et modification des informations administratives), encaissement et impression des factures. La secrétaire ne voit pas les notes médicales ni les prescriptions détaillées — uniquement les informations nécessaires à son travail quotidien.

Comptable : accès aux modules de facturation, états financiers, rapports de chiffre d'affaires, suivi des impayés et export comptable. Le comptable ne voit pas les données médicales des patients, conformément au principe de confidentialité.

Stagiaire : accès en lecture seule. Le stagiaire peut consulter les dossiers et observer les consultations sans pouvoir modifier, supprimer ou créer quoi que ce soit. Idéal pour les internes et les étudiants en stage.

Permissions personnalisées

Au-delà des rôles prédéfinis, vous pouvez créer des rôles sur mesure en combinant les permissions disponibles. Parmi les plus de 40 permissions, citons :

patients.create / patients.read / patients.update / patients.delete
consultations.create / consultations.read
prescriptions.create / prescriptions.print
billing.create / billing.read / billing.export
queue.manage / queue.view
appointments.create / appointments.manage
reports.view / reports.export
settings.manage / users.manage
dicom.view / dicom.manage
audit.view

Par exemple, vous pourriez créer un rôle "Infirmier" avec accès aux dossiers patients en lecture, la possibilité de mettre à jour les constantes vitales, mais sans accès à la prescription ni à la facturation.

Gestion des utilisateurs

La création d'un utilisateur est simple : nom, prénom, identifiant de connexion, mot de passe temporaire et attribution d'un rôle. Au premier lancement, l'utilisateur est invité à changer son mot de passe. Les mots de passe sont hachés avec Argon2 — même l'administrateur ne peut pas les consulter.

Chaque action réalisée dans TabibDoc Pro est enregistrée dans le journal d'audit avec l'identifiant de l'utilisateur, l'horodatage et la nature de l'opération. Vous savez toujours qui a fait quoi et quand.

Ressources partagées et mise en place

En environnement multi-postes, certaines ressources sont partagées entre les utilisateurs. TabibDoc Pro utilise les imprimantes configurées sur chaque poste : vous pouvez définir une imprimante par défaut pour les ordonnances (souvent A5 ou à en-tête) et une autre pour les factures et rapports (A4 standard).

Si votre cabinet dispose d'équipements d'imagerie (radiographie, échographie), le serveur Orthanc intégré est installé sur le poste serveur. Toutes les images sont centralisées et accessibles depuis n'importe quel poste client via le visualiseur OHIF intégré, comme présenté dans notre article sur l'imagerie DICOM en cabinet. Consultez notre page sur la gestion en clinique pour en savoir plus sur les configurations avancées.

Les modèles d'ordonnances, certificats et lettres sont stockés sur le serveur et partagés entre tous les postes. Lorsqu'un médecin crée ou modifie un modèle, la mise à jour est immédiatement disponible pour tous les utilisateurs disposant des droits appropriés.

La configuration multi-postes est réalisable par tout technicien informatique familier avec les réseaux locaux. Pour les cabinets qui préfèrent un accompagnement, notre équipe propose une installation sur site comprenant : mise en réseau du serveur, installation des clients, configuration des rôles et permissions, et formation de chaque utilisateur.

TabibDoc Pro transforme votre cabinet en un environnement collaboratif où chaque membre de l'équipe dispose exactement des outils dont il a besoin. Consultez nos tarifs pour les licences multi-postes et contactez-nous pour une démonstration adaptée à la taille de votre structure.